Kabar baiknya: ada lebih banyak alat di luar sana daripada sebelumnya untuk membantu Anda mencapai tujuan bisnis dan pribadi Anda.
Berita buruk: jumlah perangkat lunak dan pilihan perangkat keras yang tersedia dapat dengan mudah membebani Anda dan mengalihkan perhatian Anda dari prioritas Anda.
Lagi pula, aplikasi hanya berguna jika itu menggerakkan Anda lebih dekat ke tujuan Anda tanpa membutuhkan waktu dan energi yang signifikan sebagai balasannya. Tetapi dengan jutaan aplikasi tersedia untuk pekerja modern, dibutuhkan lebih dari keberuntungan dan beberapa pencarian Google untuk memilih alat yang tepat untuk Anda. Ini juga membutuhkan pola pikir yang benar.
Pola pikir itu umumnya dikenal sebagai prinsip "kurang lebih", atau "Esensialisme," seperti yang dikatakan Greg McKeown dalam bukunya dengan nama yang sama.
Meskipun sebagian besar dari kita ingin menjalani hari kerja dengan jenis “fokus penting” yang dijelaskan oleh McKeown, tidaklah intuitif untuk menerapkan pemikiran ini pada kehidupan sehari-hari - dan terutama tidak pada sesuatu yang biasa seperti alat yang kita gunakan untuk bekerja.
Jadi di sini ada empat langkah yang dapat Anda gunakan ketika mengevaluasi alat Anda berikutnya (atau yang sudah ada) untuk memastikan bahwa alat Anda membantu Anda berfokus pada hal-hal penting, daripada membuat lebih banyak pekerjaan untuk Anda.
1. Pilih Alat untuk Tujuan Tertentu
Dalam dunia kerja pengetahuan, sangat mudah untuk menjalankan pencarian Google seperti "CRM terbaik." Tetapi penting untuk diingat bahwa apa yang mungkin terbaik untuk orang lain, bahkan yang terbaik untuk banyak orang, mungkin tidak yang terbaik untukmu.
Luangkan waktu untuk menjelajahi alat-alat dalam daftar pendek Anda - apakah itu perangkat lunak atau perangkat keras. Baca ulasan komprehensif kapan pun memungkinkan, sehingga Anda mendapatkan gambaran yang lebih besar dari aplikasi, bukan hanya pendapat orang lain tentang apakah Anda harus membelinya atau tidak.
Padukan prioritas Anda untuk alat tersebut, serta apa pun dari manajer atau rekan tim Anda, sehingga Anda dapat mengevaluasi alat berdasarkan kriteria yang unik untuk Anda. (Misalnya, jika Anda membeli CRM dengan maksud untuk menggunakannya terutama untuk pemasaran email, Anda akan memiliki serangkaian prioritas yang berbeda dari seseorang yang menggunakan CRM mereka terutama untuk meningkatkan hubungan Penjualan atau Dukungan Pelanggan.)
Setelah Anda menetapkan prioritas, bantu mempersempit kriteria Anda dengan mengajukan pertanyaan pada diri sendiri seperti:
Sekarang Anda memiliki basis yang didirikan di mana Anda dapat mengevaluasi opsi dan grafik perbandingan secara lebih cerdas.
2. Pilih Jumlah Alat yang Tepat
Di dunia bisnis, tidak jarang memiliki data, pengelolaan tugas, dan berbagai komponen proyek yang tersebar di berbagai dokumen, program perangkat lunak, dan file. Meskipun terkadang hal ini tidak dapat dihindari, hal itu menyebabkan ketidakefisienan dan kebingungan, terutama ketika bekerja dalam pengaturan tim yang lebih besar.
Sebelum Anda mulai menggunakan perangkat lunak, bahkan yang gratis, luangkan waktu untuk benar-benar memeriksa opsi Anda, dan temukan alat yang mungkin dapat melayani berbagai tujuan di organisasi Anda.
Menggunakan aplikasi gratis mungkin tidak tampak seperti biaya, tetapi ketika Anda menghitung waktu yang dihabiskan untuk mempelajari aplikasi, memasukkan atau memindahkan data ke aplikasi, mencoba mengintegrasikan alat lain dengan aplikasi, dan kemudian berpotensi membuang aplikasi dan beralih ke aplikasi lain. alat, saluran pada sumber daya Anda mulai bertambah.
Juga pertimbangkan alat yang terintegrasi dengan baik dengan alat lain, atau berinvestasi dalam alat seperti Zapier untuk menyederhanakan pekerjaan dan data di antara perangkat lunak.
3. Pilih Keseimbangan yang Tepat Dari Kemudahan dan Kendali
Ketika Anda memilih alat untuk bisnis Anda - apakah itu memutuskan laptop apa yang akan digunakan atau yang dibeli oleh CRM - Anda perlu mengevaluasi kebutuhan Anda untuk mengontrol bersama kebutuhan Anda akan kemudahan penggunaan.
CRM seperti
Hosting Terbaik, misalnya, menyediakan banyak kemampuan untuk aturan kustom, bidang, dan pengkodean - tetapi memiliki kurva belajar yang cukup curam dan tidak terlalu intuitif. Untuk beberapa bisnis, manfaat penyesuaian lebih besar daripada biaya mendidik karyawan. Bagi yang lain, itu bukan trade-off yang bagus.
Pastikan Anda terbuka dalam komunikasi dengan orang-orang yang akan menggunakan alat ini, hari demi hari. Jika Anda bukan orang yang terutama akan menggunakan alat ini, wawancara tim Anda untuk mengetahui alur kerja dan persyaratan yang mereka miliki untuk alat tersebut, sehingga Anda dapat membuat keputusan terbaik untuk tim.
Ini mungkin terdengar seperti banyak usaha, tetapi ketika Anda menyerang keseimbangan yang tepat antara kemudahan dan kontrol, Anda mendapatkan manfaat dari alat yang kuat dan efisien.
4. Tetap Penasaran, tapi Buat Keputusan
Sangat bagus untuk tetap mengikuti praktek dan teknologi terbaik di industri - tetapi jika Anda terus mengevaluasi dan mengevaluasi ulang alat, itu akan mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan terpenting Anda.
Daripada membuang-buang waktu tanpa henti membaca ulasan dan perbandingan, paksakan diri Anda untuk membuat keputusan dan mematuhinya. Jika Anda mengalami masalah, tingkatkan pendidikan dan penguasaan lebih lanjut dari alat Anda sebelum Anda memutuskan untuk beralih ke aplikasi yang berbeda.
Selain menghemat waktu Anda, latihan ini akan membantu Anda menggunakan alat yang Anda miliki secara lebih efisien dan produktif - yang pada gilirannya membantu menginformasikan keputusan Anda pada saat berikutnya Anda perlu membeli alat.
